Dr. Brigitte Wolter

Kommt Ihnen das bekannt vor? In einem international agierenden Unternehmen mit ca. 700 Mitarbeitern am Standort Deutschland arbeiten etwa 30 Assistentinnen/Office Managerinnen, die sich untereinander meist kaum kennen und höchstens über gelegentliche Telefonate oder E-Mails miteinander kommunizieren.

Wenn man bedenkt, wie viel Information in den Sekretariaten der Führungskräfte gebündelt ist und wie viel davon unvernetzt und deshalb ungenutzt bleibt, dann wird klar, dass sich hier ein großes Potential für die Unternehmenskommunikation erschließt.

Ich habe aus diesem Grund einmal einen Workshop für Office Managerinnen initiiert (übrigens gegen zum Teil massiven Widerstand der Chefs/Chefinnen, die glaubten, keine Minute auf Ihre Assistentinnen verzichten zu können).

Das Ergebnis des Workshops lässt sich wie folgt zusammenfassen:

• Beschluss, regelmäßig Meetings der Office Managerinnen durchzuführen
• Wahl zweier Sprecherinnen/Koordinatorinnen
• Ziel: Austausch relevanter Informationen
• Ziel: Vereinheitlichung firmeninterner Formulare
• Ziel: Koordination und Kooperation bei Firmenevents
• Ziel: Gegenseitige Unterstützung bei „Hot Jobs“

Die Meetings entwickelten sich in der Folgezeit zu einer festen Institution, wobei die Idee auch auf Standorte im Ausland übertragen wurde, so dass ein internationales Netzwerk der Office Managerinnen entstand.

Die erzielten Effekte:

• Effektivere nationale, internationale Kommunikation im Unternehmen
• Zeit‑ und Kostenersparnis durch vereinheitlichte Kommunikationstools
• Imageprofilierung der Officemanagerinnen
• Motivationsschub bei Officemanagerinnen durch mehr Einflussnahme und Gestaltungsspielraum
• Positiver Einfluss auf die Zusammenarbeit und das Klima im Unternehmen

Fazit: Wie kaum andere Mitarbeiter/innen haben Office Managerinnen den Überblick über die Abläufe im Unternehmen und das Ohr „am Puls der Zeit“. Sie sind wichtige Wissensträgerinnen und verdienen nicht nur deshalb eine besondere Wertschätzung. (Viele Führungskräfte müssten zugeben, dass sie ohne „Ihre Perlen im Vorzimmer“ kaum noch zurechtkämen.)
Office Managerinnen ein Forum zu schaffen, in dem sie sich austauschen und ihr Wissen multiplizieren können, ist eine sehr wirksame Maßnahme, um die Kommunikation im Unternehmen
und das Betriebsklima zu verbessern. Ihre Rolle als „Multiplikatorinnen“ kann nicht hoch genug eingestuft werden.

Tipp: Zur Initialzündung eines Netzwerks der Office Managerinnen ist es hilfreich, wenn eine in Moderation erfahrene Person (von intern oder extern) den „Kick off“ begleitet. Wenn Sie dabei Unterstützung brauchen, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung (Kontakt)
Eine weitere Betreuung ist dann aus meiner Erfahrung heraus nicht mehr notwendig.